Veeva PromoMats · Document Lifecycle

Campaign for New Product Launch

Состояния, роли, SLA и внешние триггеры → нажми на любой шаг для деталей

Branch / Филиал
HQ Content
MLR Team
HQ Approval
Deploy Team
Local Market
↓ click any state to expand details
Requester Branch / Product Manager
01 BRIEF SUBMITTED
Филиал создаёт запрос: продукт, целевая аудитория, каналы, рынки, дедлайн
⏱ SLA: 1 день
⚡
Spark Event → Salesforce Campaign record создан
📧
Email → Content Owner назначен автоматически
// BRIEF SUBMITTED — детали

Входные данные (форма)

  • Название продукта + код из SAP
  • Целевая аудитория (HCP / Patient)
  • Каналы: Web, Social, Email, Offline
  • Рынки и языки локализации
  • Дедлайн кампании
  • Регуляторные ограничения рынка

Автоматика Veeva

  • Документ создаётся в PromoMats с major v0.1
  • Метаданные привязываются к product master из SAP
  • Content Owner назначается по роль-матрице
  • Проверка DAM: есть ли похожий approved master
→ assign
Content / Medical Writer HQ Content Team
02 IN AUTHORING
Создание черновика: текст, визуал, claims. Проверка существующих master-ассетов в DAM
⏱ SLA: 5 дней
🔍
DAM поиск: автоматическая проверка похожего контента
🤖
Veeva AI Agent → Quick Check preflight
// IN AUTHORING — детали

Действия writer'а

  • Создание документа из шаблона в PromoMats
  • Привязка claims к reference documents
  • Загрузка visual assets в DAM
  • Аннотирование: claim linking
  • Выбор модульных компонентов (если есть approved)

Veeva автоматика

  • Versioning: автоматически v0.x при каждом сохранении
  • Created From: трекинг деривативов от master
  • AI Quick Check: pre-screen на compliance issues
  • Claims Harvesting: авто-извлечение клеймов
→ submit for brand
Editor / Brand Owner HQ Brand Team
03 BRAND REVIEW
Проверка tone of voice, бренд-гайдов, терминологии. Возможны циклы правок
⏱ SLA: 3 дня
📋
Task создан в Jira для Brand Owner
🔔
Нотификация в Teams — задача на ревью
↩️
Reject → статус возвращается в IN AUTHORING
// BRAND REVIEW — детали

Чеклист Brand Owner

  • Соответствие Brand Guidelines
  • Tone of Voice проверка
  • Визуальная консистентность
  • Правильность продуктовой терминологии
  • Целевая аудитория и канал соответствуют брифу

Возможные решения

  • Approve → переход в MLR Queue
  • Reject with Comments → возврат в Authoring
  • Max 2 цикла → эскалация к Content Owner
→ to MLR queue
Medical · Legal · Regulatory MLR Team (параллельно)
04 MLR REVIEW
Параллельный review: Medical (клеймы), Legal (юридика), Regulatory (нормы FDA/EMA/локальные)
⏱ SLA: 5 дней
⚡ ПАРАЛЛЕЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ
⚡
3 задачи созданы одновременно в Veeva для M, L, R
🔔
Нотификации в Teams каждому ревьюеру
📋
Tickets в Jira с due date по SLA
↩️
Любой reject → возврат в Brand Review
// MLR REVIEW — детали параллельного workflow

Medical Reviewer

  • Точность медицинских заявлений
  • Ссылки на исследования и данные
  • Корректность дозировок, показаний
  • Fair balance (benefit/risk)

Legal Reviewer

  • Юридические формулировки
  • Disclaimers и footnotes
  • IP / trademark проверка
  • Соответствие рекламному законодательству

Regulatory Reviewer

  • FDA 21 CFR Part 11 / EMA требования
  • Локальные регуляторные нормы рынка
  • Pre-clearance если нужно (FDA submission)
  • Expiry date контента

Veeva автоматика

  • Все решения залогированы с timestamp и e-signature
  • Audit trail — defensible evidence для инспекций
  • AI Content Agent: pre-screening рисков
  • Финальное утверждение только если все 3 Approved
→ all approved
Content Owner (HQ) Final Approval
05 APPROVED MASTER
Master-версия утверждена. Привязаны рынки, языки, каналы. Установлена дата истечения validity
✅ LOCKED — major version v1.0
⚡
Spark Event → Salesforce Campaign status = Active
📊
Метаданные → SAP product content record
🔔
Уведомление всем филиалам: master доступен
🌍
Запуск локализационных workflow для рынков
// APPROVED MASTER — что происходит автоматически

Метаданные ассета

  • Status: Approved
  • Version: v1.0 (locked)
  • Markets: список рынков
  • Channels: Web, Social, Email...
  • Validity: дата истечения
  • Language: EN (master)

Автоматические действия

  • DAM: помечается как reusable
  • Salesforce: Campaign = Active
  • SAP: обновление через MuleSoft
  • Filials: push-уведомление в portal
  • Localization jobs: созданы для каждого рынка
→ auto: localization jobs
Localization Manager Local Market Team
06 LOCALIZATION
Перевод + локальная адаптация. Наследует ограничения master, проходит local MLR
⏱ SLA: 7 дней
🌐
DeepL API → pre-translation черновик
📋
Local MLR task → Jira local team
🔗
Linked document: Master → Local (наследует validity)
// LOCALIZATION — workflow

Шаги локализации

  • Создание linked doc от master v1.0
  • Pre-translation через DeepL/TransPerfect API
  • Human review переводчика
  • Local Medical проверка перевода клеймов
  • Local Regulatory: рынок-специфичные нормы
  • Local Approval → статус Approved Local

Ограничения наследования

  • Validity date ≤ master validity
  • Claims не могут расширять master claims
  • При изменении master → авто-уведомление всем local
  • Если master отозван → все local автоматически suspended
→ approved local
Deployment Owner Digital / DevOps Team
07 READY FOR DEPLOY
Только Approved ассеты попадают к DevOps. Деплой по чеклисту на все каналы
⏱ SLA: 2 дня
⚡
Spark Event → Jira deploy task автосоздан
🚀
Webhook → CMS / сайт публикация
📱
API → Social scheduler (LinkedIn, Meta)
📧
Veeva CRM → Approved Email рассылка
// READY FOR DEPLOY — чеклист деплоя

Каналы деплоя

  • Corporate / product website (CMS API)
  • LinkedIn, Instagram, Facebook
  • Email рассылки (Veeva Approved Email)
  • Offline материалы (PDF rendition)
  • CLM для field sales (Veeva CRM)

После деплоя

  • Live URL прикреплён к doc в PromoMats
  • Дата публикации зафиксирована
  • UTM параметры для трекинга
  • Salesforce Campaign = Live
  • Мониторинг expiry → авто-напоминание за 30 дней
→ published
System (Auto) Veeva + Salesforce
08 LIVE · MONITORING
Контент живой. Автоматический мониторинг expiry, метрики, готовность к переиспользованию
📅 Auto-expire по validity date
📊
Veeva Pulse → метрики MLR cycle time
⏰
За 30 дней до expiry → уведомление на renewal
♻️
DAM: помечен как reusable master для других кампаний
🚫
При withdraw → авто-unpublish на всех каналах
// LIVE — метрики и контроль качества

KPI процесса

  • Avg time: Brief → Approved Master
  • Количество MLR revision cycles
  • % переиспользованного контента
  • Скорость локализаций по рынкам
  • Регуляторные инциденты = 0

Lifecycle завершение

  • Expiry date → статус Expired автоматически
  • Expired → withdrawal со всех каналов
  • Архивирование в DAM (версия сохраняется)
  • Renewal workflow: новый MLR цикл если нужно